PT SAYAMAHOUSE INDONESIA JEPANG (selanjutnya disebut "Perusahaan") menghormati privasi penggunanya dan berupaya untuk menangani dan melindungi informasi pribadi (data pribadi) secara tepat, sesuai dengan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi Indonesia (Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi: selanjutnya disebut "UU PDP") dan peraturan terkait.

1.Ruang Lingkup

Kebijakan Privasi ini berlaku untuk pemrosesan Data Pribadi oleh PT SAYAMAHOUSE INDONESIA JEPANG (“Perusahaan”) dalam layanan terkait properti yang Perusahaan sediakan (“Layanan”).

2. Peran Perusahaan (Pengendali Data Pribadi)

Pada prinsipnya, Perusahaan bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi atas pemrosesan Data Pribadi dalam Layanan, kecuali dinyatakan lain untuk situasi tertentu (misalnya pemrosesan sebagai pihak pemroses berdasarkan instruksi pihak lain).

3. Jenis Data yang Perusahaan Kumpulkan

Perusahaan dapat mengumpulkan Data Pribadi sejauh diperlukan untuk menyediakan Layanan, termasuk

  1. Data Identitas
    - Nama, alamat, nomor telepon, alamat email
    - Informasi verifikasi identitas (mis. NIK/nomor paspor, dll.)
  2. Data Properti & Transaksi
    - Preferensi properti (area, tipe, anggaran, dll), isi pertanyaan, permintaan janji temu, informasi kontrak/pembayaran sejauh diperlukan
  3. Data Teknis
    - Alamat IP, informasi browser/perangkat, riwayat akses, data melalui Cookie/teknologi serupa
  4. Data Lainnya
    - Informasi yang Pengguna berikan secara sukarela (isi pesan, dokumen lampiran, dll.)

4. Cara Pengumpulan

Perusahaan mengumpulkan Data Pribadi melalui

  • Data yang Pengguna berikan melalui formulir, telepon, email, chat, dll.
  • Data yang terkumpul secara otomatis saat Pengguna menggunakan Layanan (log, Cookie, dll.)
  • Data yang Perusahaan terima secara sah dari mitra/ pihak terkait, dll. bila diperlukan

5. Tujuan Pemrosesan

Perusahaan memproses Data Pribadi untuk

  1. Menyediakan & mengoperasikan Layanan
    - Menyediakan informasi properti, mengirim materi, menjawab pertanyaan
    - Menjadwalkan kunjungan, memproses transaksi jual-beli/sewa, dll., pelaksanaan kontrak,komunikasi dan penjadwalan
  2. Peningkatan layanan
    - Analisis penggunaan, statistik, riset pasar, peningkatan kualitas, pengembangan layanan baru
  3. Keamanan & pencegahan penyalahgunaan
    - Mendeteksi/mencegah akses tidak sah, menjaga keamanan sistem
  4. Kepatuhan hukum & penanganan sengketa
    - Memenuhi kewajiban hukum, audit, perlindungan hak, penanganan sengketa/keluhan
  5. Pemasaran dan promosi
    (sepanjang Pengguna memberikan persetujuan atau diperbolehkan oleh hukum yang berlaku)

    - Penyampaian informasi properti, investasi, dan proyek baru
    - Undangan seminar, acara, dan kampanye promosi
    - Pengiriman pesan melalui newsletter, email, SMS, WhatsApp, dll.
    - Optimalisasi dan pengukuran efektivitas iklan
    - Analisis pasar dan kebutuhan pelanggan

Pengguna dapat menarik persetujuan atau berhenti berlangganan untuk tujuan pemasaran kapan saja, dan Perusahaan akan menindaklanjutinya dalam jangka waktu yang wajar sesuai hukum yang berlaku.

6. Dasar Hukum Pemrosesan (UU PDP)

Sejauh berlaku, Perusahaan memproses Data Pribadi berdasarkan

  • Persetujuan (consent) dari Pengguna
  • Pelaksanaan kontrak atau langkah pra-kontrak atas permintaan Pengguna
  • Kewajiban hukum yang berlaku bagi Perusahaan
  • Perlindungan kepentingan vital dari Pengguna atau pihak lainnya (nyawa, keselamatan, dll.) bila diperlukan
  • Kepentingan yang sah (legitimate interest) sepanjang tidak merugikan hak Pengguna secara tidak wajar

7.  Persetujuan (Cara Memperoleh & Penarikan)

  1.  Jika persetujuan diperlukan, Perusahaan akan memperoleh persetujuan yang tegas, sah, dan dapat direkam (mis. kotak centang sebelum pengiriman formulir, dll.).
  2. Pengguna dapat menarik persetujuan kapan saja dengan menghubungi Perusahaan (lihat Bagian 16). Setelah penarikan, Perusahaan akan menghentikan pemrosesan berdasarkan persetujuan tersebut sesuai ketentuan hukum (kecuali jika penyimpanan/pemrosesan masih diwajibkan oleh hukum).

8.  Cookie, dll., dan Layanan Periklanan

Untuk meningkatkan kenyamanan penggunaan, perbaikan layanan, analisis akses, keamanan sistem,
serta penyediaan iklan yang relevan, Perusahaan dapat menggunakan Cookie, tag, pixel, SDK,atau teknologi serupa lainnya (“Cookie, dll.”).

Melalui Cookie, dll. tersebut, informasi mengenai penggunaan Layanan, riwayat kunjungan, dan informasi perangkat Pengguna, dll. dapat dikumpulkan.

Perusahaan juga dapat menggunakan layanan analitik dan periklanan pihak ketiga, termasuk namun tidak terbatas pada

  • Google Analytics
  • Google Ads (termasuk remarketing)
  • Meta (Facebook/Instagram) Ads
  • Layanan analitik dan periklanan lainnya

Penyedia layanan tersebut dapat memproses informasi yang dikumpulkan melalui Cookie, dll. untuk tujuan penayangan iklan yang sesuai dengan minat Pengguna, serta untuk pengukuran dan analisis efektivitas iklan.
Pengguna dapat membatasi atau menonaktifkan Cookie, dll. melalui pengaturan browser Pengguna. Selain itu, Pengguna juga dapat menggunakan mekanisme opt-out, dll. yang disediakan oleh masing-masing penyedia layanan periklanan untuk membatasi penggunaan data untuk tujuan iklan.
Perlu diperhatikan bahwa penonaktifan Cookie, dll. tersebut dapat menyebabkan sebagian fungsi Layanan tidak dapat digunakan secara optimal.

9. Pengungkapan kepada Pihak Ketiga & Pemroses (Vendor)

  1. Pengungkapan
    Perusahaan tidak akan mengungkapkan Data Pribadi kepada pihak ketiga kecuali
    - Ada persetujuan dari Pengguna
    - Diperlukan untuk penyediaan Layanan (mis. mitra properti, lembaga keuangan, notaris, profesional seperti pengacara/akuntan, dll.)
    - Diwajibkan oleh hukum atau diminta oleh otoritas yang berwenang, dll.
    - Diperlukan untuk melindungi jiwa/tubuh/harta dan persetujuan sulit diperoleh (sesuai hukum)
  2. Pemrosesan oleh Vendor
    Perusahaan dapat menunjuk penyedia layanan (cloud, CRM, pemeliharaan sistem, call center, dll.) dan akan melakukan seleksi serta pengawasan yang wajar melalui perjanjian dan langkah kepatuhan lainnya.

10. Transfer Lintas Negara (Cross-Border Transfer)

Jika Data Pribadi ditransfer ke luar Indonesia (mis. karena penggunaan server/cloud/CRM, dll.), Perusahaan akan mengambil langkah sesuai peraturan yang berlaku, termasuk evaluasi tingkat perlindungan, penerapan perlindungan yang memadai, dan/atau persetujuan, dll., bila diperlukan.

11.  Retensi dan Penghapusan/Pemusnahan

Perusahaan menyimpan Data Pribadi selama diperlukan untuk mencapai tujuan pemrosesan atau selama diwajibkan oleh hukum (akuntansi, pajak, kontrak, penanganan sengketa, dll.).
Setelah periode retensi berakhir atau tujuan tercapai, Data Pribadi akan dihapus atau dimusnahkan dengan cara yang tidak dapat dipulihkan sesuai hukum yang berlaku.

12. Langkah-langkah Manajemen Keamanan

Perusahaan menerapkan langkah keamanan teknis dan organisatoris yang wajar untuk mencegah kebocoran, kehilangan, kerusakan, akses tidak sah, dll. terhadap Data Pribadi (mis. kontrol akses, manajemen hak, enkripsi, pemantauan log, pelatihan, pengelolaan vendor, dll.).
Namun, tidak ada metode transmisi/penyimpanan yang 100% aman.

13. Pemberitahuan Jika Terjadi Kegagalan Pelindungan Data Pribadi (Kebocoran, dll.)

Jika terjadi kegagalan pelindungan Data Pribadi, Perusahaan akan melakukan pemberitahuan tertulis kepada subjek data dan otoritas/instansi yang berwenang sesuai ketentuan hukum, pada prinsipnya dalam 3×24 jam.
Pemberitahuan setidaknya memuat: (a) data yang terdampak, (b) waktu dan cara kejadian, (c) langkah penanganan/pemulihan.

14. Hak Pengguna

Sejauh berlaku berdasarkan UU PDP, Pengguna dapat memiliki hak untuk.

  • Meminta informasi tentang pemrosesan (tujuan, dasar hukum, dll.)
  • Mengakses dan memperoleh salinan Data Pribadi
  • Memperbaiki/melengkapi/memperbarui Data Pribadi yang tidak akurat
  • Meminta penghapusan atau pemusnahan
  • Meminta penghentian/pembatasan pemrosesan
  • Menarik persetujuan
  • Dalam kondisi tertentu, portabilitas data (penggunaan/pengiriman data kepada pengendali lain)
  • JiMengajukan keberatan atas keputusan otomatis (termasuk profiling) jika berlaku
    Untuk mengajukan permintaan, silakan hubungi Perusahaan (Bagian 16). Perusahaan dapat melakukan verifikasi identitas dan akan menanggapi dalam jangka waktu yang wajar sesuai hukum.

15. Data Anak

Untuk Data Pribadi anak (sesuai batas usia dalam peraturan yang berlaku), persetujuan orang tua/wali dapat diperlukan. Jika Perusahaan menduga telah mengumpulkan data anak tanpa dasar yang sesuai, Perusahaan akan mengambil langkah sesuai hukum.

16. Kontak

Untuk pertanyaan, penarikan persetujuan, atau permintaan terkait hak Pengguna, silakan hubungi

Email: info-shi@sayama-f.co.jp
Alamat: Wisma Keiai Lt. 2, Jl. Jend. Sudirman Kav. 3, Jakarta Pusat
(Jika diperlukan) DPO/penanggung jawab: KENJI KAWAHIRA

17. Perubahan Kebijakan

Perusahaan dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu sesuai revisi hukum atau perubahan isi layanan, dll. Perubahan tersebut akan diumumkan di situs Perusahaan.

18. Bahasa

Kebijakan ini tersedia dalam Bahasa Jepang dan Bahasa Indonesia. Jika terdapat perbedaan penafsiran, untuk Layanan yang disediakan di Indonesia, versi Bahasa Indonesia pada prinsipnya berlaku, kecuali ditentukan lain oleh hukum yang berlaku.

19.Penanganan Informasi Pribadi Sehubungan dengan Pengalihan Usaha atau Restrukturisasi, dll.

Dalam hal terjadi penggabungan, peleburan, pengambilalihan saham, pengalihan usaha, kerja sama investasi, atau bentuk restrukturisasi lainnya atas seluruh atau sebagian usaha Perusahaan (“Pengalihan Usaha, dll.”), Data Pribadi Pengguna dapat dialihkan kepada pihak penerima atau pihak yang menggantikan.

Dalam hal demikian, Perusahaan akan memastikan bahwa pihak penerima menerapkan tingkat pelindungan Data Pribadi yang setara dengan Kebijakan Privasi ini.

20. Hubungan dengan Syarat dan Ketentuan

Apabila terdapat pertentangan antara Kebijakan Privasi ini dan Syarat dan Ketentuan Layanan Perusahaan, maka Syarat dan Ketentuan tersebut yang akan berlaku.